Aanvragen dienen op de uitleendienst toe te komen ten vroegste 12 maanden en ten laatste 3 weken vóór de manifestatie. Bij meerdere aanvragen voor dezelfde datum, is de datum van de aanvraag bepalend.
Het gebruik van signalisatiemateriaal dient schriftelijk aangevraagd bij het college van burgemeester en schepenen. Deze signalisatie omvat alle middelen die nodig zijn met het oog op de verkeersveiligheid tijdens de manifestatie. De plaatsing mag enkel gebeuren als de gemeente daarvoor de nodige vergunning verleende.
Alle materialen worden geleverd en terug opgehaald door de technische dienst, behalve de vlaggen, de standpijp, de multimediaprojector en het projectiescherm. Deze dienen door de verantwoordelijke van de aanvragende vereniging zelf afgehaald en teruggebracht tijdens de openingsuren van de technische dienst. Het materiaal dient in verzorgde staat terug ingeleverd te worden. Bij beschadiging of vervreemding van de geleende materialen wordt een schadevergoeding bepaald door de technische dienst. Het verder uitlenen van de geleende materialen aan derden is verboden.
